Este es un módulo base, incluido en RosarioSIS. A continuación se describen los diferentes programas que constituyen el módulo Estudiantes, con pantallazos que ilustran su propósito.
Información del estudiante
El programa Información del estudiante permite a los administradores consultar y editar la información del estudiante. La pestaña “Datos personales” contiene información general tal cómo el nombre del estudiante, su sexo, fecha de nacimiento y foto. Es donde se puede definir su nombre de usuario y contraseña, al fin que el estudiante pueda entrar al sistema. Bajo los campos de datos personales se encuentran las claves de matrícula. Contienen la fecha de matriculación, la fecha de retiro, la institución, el grado y el calendario. Es también donde se especifica si el estudiante se promueve o se retiene para el año escolar siguiente.
Direcciones y contactos
La pestaña “Direcciones y contactos” es donde se indica la dirección del estudiante. Un estudiante puede tener varias direcciones para la residencia, el correo y el transporte escolar. En cada dirección puedes agregar contactos existentes o nuevos (padre o tutor). Una dirección puede ser asociada a múltiples contactos. Las direcciones y los contactos se usan para generar las etiquetas de correo.
Para crear usuarios padres basado en la información de contacto, por favor usar el programa Estudiantes > Crear usuarios padres.
Médico
La pestaña “Médico” es donde puedes entrar y consultar rápidamente la información sobre el médico del estudiante, y comentarios relacionados a la salud. Bajo la pestaña, puedes también agregar, editar y suprimir vacunas o fisioterapeutas, alertas médicas y visitas de enfermería.
Comentarios
Por defecto, solo los docentes pueden consultar y añadir sus comentarios a propósito del estudiante, así que la conversación o las observaciones se quedan privadas. Los comentarios son guardados por trimestre o semestre, dependiendo de la configuración.
Los estudiantes, los padres y los docentes pueden consultar la información del estudiante. Pueden editar está información si se les da el permiso desde el programa Usuarios > Perfiles de usuario.
Para agregar nuevos campos o nuevas pestañas a este programa, por favor usar el programa Estudiantes > Campos de estudiantes.
Agregar un estudiante
El programa Agregar un estudiante es útil para agregar un estudiante al sistema y matricularlo en la institución. Muestra los campos de la pestaña “Datos personales”. Puedes opcionalmente definir el nombre de usuario y la contraseña, para que el estudiante pueda conectarse al sistema. Bajo los campos generales, se encuentran las claves de matrícula. Puedes seleccionar la fecha de matrícula, el grado y el calendario. Los estudiantes que tienen una fecha de matrícula en el futuro son inactivos. Puedes acceder a ellos marcando la casilla “Incluir estudiantes inactivos” en el formulario “Encontrar un estudiante”.
Asignar información de estudiante en conjunto
El programa Asignar información de estudiante en conjunto es útil para asignar información a varios estudiantes a la vez de una manera práctica. El menú desplegable en la parte superior de la pantalla te permite seleccionar una categoría de campos, siendo las mismas pestañas del programa Información del estudiante. Para resetear el valor de un campo de tipo menú desplegable a “N/A”, por favor selecciona la opción “No valor”. Para definir un campo de tipo casilla al estado desmarcado, haz clic sobre el icono “?” y deja la casilla desmarcada. Otros tipos de campos (fecha, texto, texto largo) no se pueden resetear si los dejas en blanco. Bajo los campos está una lista de estudiantes. Marca las casillas situadas junto a los alumnos a los que quieras asignar la información.
Asociar padres con estudiantes
El programa Asociar padres con estudiantes es útil para asociar una cuenta de estudiante con una o varias cuentas de padre. Primero, seleccionar el estudiante en la lista. El estudiante con el cual se trabaja se muestra en el menú de izquierda. El programa lista entonces cualquier cuenta de padre asociada. Para quitar la asociación, haz clic en el icono “-” al lado del nombre del padre. Para asociar una cuenta de padre con el estudiante, usa el formulario “Encontrar un usuario”. Luego, en la lista de resultados, marca la casilla al lado del padre que quieres asociar.
Los docentes pueden consultar los padres asociados de los estudiantes en su clase.
Reporte avanzado
El programa Reporte avanzado es un reporte que se puede personalizar. Escoja los campos que quieres y obtenga la lista de estudiantes con los campos que escogiste. Los campos incluyen los datos personales tal como el nombre del estudiante, campos relacionados a la matrícula, campos de dirección, campos médicos, campos de la cuenta del servicio de comida, campos de los cobros y campos de cursos (horarios). En la parte derecha de la pantalla está el formulario “Encontrar un estudiante”. Notarás dos campos, “Mes de nacimiento” y “Día de nacimiento”, para obtener la lista de los estudiantes que cumplen año en cierto día. La lista de estudiantes resultante se puede exportar en Excel haciendo clic en el icono “Exportar el listado” encima de la lista.
Los docentes pueden generar reportes para los estudiantes en su clase.
Reporte añadidos / retiros
El programa Reporte añadidos / retiros es un reporte que permite consultar la lista de estudiantes que fueron matriculados o retirados durante el transcurso. Puedes acotar las fechas del informe usando los menús desplegables arriba en la pantalla.
Análisis de los añadidos / retiros sobre tiempo
La vista Análisis de los añadidos / retiros sobre tiempo es un gráfico estadístico mostrando el número de estudiantes que fueron matriculados o retirados durante el transcurso. Es la repartición de los estudiantes matriculados y/o retirados por mes. Puedes acotar las fechas del informe usando los menús desplegables arriba en la pantalla. Para guardar el gráfico estadístico como imagen, haz clic derecho sobre aquello. Haz clic sobre la pestaña “Lista” para obtener una lista de los datos que se puede exportar.
Análisis del estudiante
El programa Análisis del estudiante es un gráfico estadístico mostrando el número de estudiantes basado en uno de los campos de estudiantes. Por ejemplo, si seleccionamos “Grado” desde el menú desplegable en la parte superior de la pantalla, mostrará la repartición de los estudiantes por grado. Los campos de estudiantes de los tipos siguientes son disponibles: menú desplegable, selección de opción múltiple y casilla. Por defecto, todos los estudiantes activos se cuentan. Para reducir el número de alumnos, haz clic en el enlace “Avanzado”. Para guardar el gráfico estadístico como imágen, haz clic derecho sobre aquello. Haz clic sobre la pestaña “Lista” para obtener una lista de los datos que se puede exportar.
Imprimir cartas
El programa Imprimir cartas es útil para imprimir cartas para cualquier número de estudiantes. Provee un campo de texto rico (TinyMCE), permitandote formatear el texto y insertar imágenes. Bajo el campo de texto se encuentran las substituciones. Los códigos de substitución son automáticamente reemplazados por el valor correspondiente del campo del estudiante. Bajo las substituciones está una casilla para “Esconder los encabezados”. Estos encabezados contienen información del estudiante tal como la institución, la fecha, el nombre del estudiante y su grado. Arriba del campo de texto está la casilla “Etiquetas de correo”. Marcala para colocar la dirección del estudiante arriba del texto de la carta. Para generar las cartas, haz clic en el botón “Imprimir cartas para los estudiantes seleccionados”. Se generará un PDF, listo para imprimir. Consultar un ejemplo.
Imprimir etiquetas estudiante
El programa Imprimir etiquetas estudiante es útil para imprimir etiquetas de estudiante para cualquier número de estudiantes. Los docentes pueden usar las etiquetas de estudiante en carpetas o otros lugares relacionados con los trabajos de sus estudiantes. El docente del alumno y su salon se pueden incluir en la etiqueta, bajo el nombre del estudiante. Puedes también imprimir etiquetas de correo para el estudiante o los contactos a esta dirección. Para generar las etiquetas, haz clic sobre el botón “Crear etiquetas para los estudiantes seleccionados”. Se generará un PDF, listo para imprimir. Consultar un ejemplo y otro ejemplo.
Imprimir información del estudiante
El programa Imprimir información del estudiante es un reporte que permite imprimir la información del estudiante para cualquier número de estudiantes. Puedes seleccionar cualquiera de las categorías de información del estudiante (las mismas pestañas que están disponibles en la pantalla Información del estudiante). Arriba en la pantalla se encuentra la casilla “Etiquetas de correo”. Marcala para colocar la dirección del estudiante arriba de la información del estudiante. Para generar la información del estudiante, haz clic sobre el botón “Imprimir información para los estudiantes seleccionados”. Se generará un PDF, listo para imprimir. Consultar un ejemplo.
Campos de estudiantes
El programa Campos de estudiantes permite a los administradores configurar los campos de estudiantes. Puedes agregar, editar y suprimir campos de estudiantes, y también categorías (las mismas pestañas que están disponibles en la pantalla Información del estudiante). Los campos pueden ser de los tipos siguientes: menú desplegable, selección de opción múltiple, texto, texto largo, casilla, número, fecha, y archivos. Puedes también escoger si el campo está obligatorio y definir su valor por defecto. Los campos y las categorías aplican a todas las instituciones. Para controlar quien puede ver o editar cada categoría de campos, ve al programa Usuarios > Perfiles de usuario por favor.
En la parte superior de la pantalla, el menú desplegable te permite cambiar la vista para mostrar los campos de dirección o los campos de contacto.
Campos de dirección
Los Campos de dirección son campos relacionados a la dirección del estudiante (ver la pestaña Direcciones y contactos).
Campos de contacto
Los Campos de contacto son campos relacionados a los contactos del estudiante (ver la pestaña Direcciones y contactos).
Códigos de matrícula
El programa Códigos de matrícula permite a los administradores configurar los códigos de matrícula. Consiste en una simple lista desde la cual los códigos de matrícula se pueden agregar, editar o quitar. Los códigos de matrícula son de 2 tipos: “Agregar” para los estudiantes que se matriculan en la institución, y “Retiro” para los estudiantes que se retiran de la institución. La columna “Por defecto de traslado” te permite escoger cual código se usa al momento de transferir los estudiantes de un año escolar al siguiente. Los códigos de matrícula se pueden seleccionar bajo la pestaña “Datos personales” en el programa Información del estudiante.
Crear usuarios padres
El programa Crear usuarios padres es útil para crear usuarios padres a partir de los contactos. Debes primero seleccionar el campo email de los padres que se usó para guardar la dirección de email de los padres. Luego, en la lista se puede seleccionar uno de los contactos asociados con el estudiante. Estos contactos se pueden agregar desde la pestaña “Direcciones y contactos” del programa Información del estudiante. Los estudiantes en la lista no son disponibles para la selección si ninguna dirección de email valida se encontró en el campo o si no se encontró ningún contacto. Encima de la lista está la casilla “Enviar notificación por email a los padres”. Marcala para notificar los padres por email y informarlos sobre su cuenta y como conectarse al sistema. El texto del email se puede personalizar. Cuando se crean las cuentas de los padres, una contraseña aleatoria se define, y el nombre de usuario es el mismo email. También, el padre estará automáticamente asociado con el estudiante. Por favor asegúrate primero de haber entrado tu dirección de email para tu usuario administrador en la pestaña “Datos personales” del programa Usuarios > User Info.
Inscripción
El programa Inscripción permite a los padres o estudiantes entrar sus datos personales y sus contactos. Como administrador, puedes configurar y previsualizar este formulario. Primero, puedes configurar los contactos, y debajo puedes marcar las categorías de campos de estudiantes que quieres que aparezcan en el formulario. Los estudiantes solo se pueden registrar una vez a través de este formulario, y los estudiantes que ya tienen una dirección son considerados como inscritos.
Quitar el acceso
El programa Quitar el acceso es útil para quitar el acceso al sistema. Tal vez quieres quitar el acceso a los estudiantes (y padres) que no están pagando la matrícula. Para quitar el acceso de los estudiantes, se debe entrar un prefijo que se añadirá al nombre de usuario. Este prefijo debe quedarse secreto. Si también quieres quitar el acceso a los padres asociados, por favor marcar la casilla “Quitar el acceso a los padres asociados”. Los usuarios padre se pasarán al perfil “Sin acceso”. Para dar acceso de nuevo a los estudiantes, haz clic sobre el enlace “Dar acceso”. Los estudiantes que tienen su nombre de usuario con el prefijo están listados.
