Ceci est un module de base, inclus dans RosarioSIS. Ci-dessous sont décrits les différents programmes qui constituent le module Élèves, accompagnés de captures d’écran illustrant leur fonction.
Informations élève
Le programme Informations élève permet aux administrateurs de consulter, et modifier les informations de l’élève. L’onglet « Infos générales » contient les informations générales telles que le nom de l’élève, son sexe, sa date de naissance et sa photo. C’est aussi là ou vous pourrez définir son nom d’utilisateur et mot de passe, afin que l’élève puisse se connecter au système. En dessous des champs généraux se trouvent les dossiers d’inscription. Ils contiennent la date d’inscription, la date de retrait, l’école, le niveau scolaire et le calendrier. C’est aussi là où vous spécifiez si l’élève passe ou redouble l’année scolaire prochaine.
Adresses et contacts
L’onglet « Adresses et contacts » vous permet d’enregistrer l’adresse de l’élève. Un élève peut avoir plusieurs adresses, pour le domicile, l’adresse postale, et le car scolaire. À chaque adresse, vous pouvez ajouter un contact existant ou un nouveau contact (parent ou tuteur). Une adresse peut être associée à plusieurs contacts. Les adresses et contacts sont utilisés pour les étiquettes d’adresse.
Pour créer des utilisateurs parent à partir des informations de contact, veuillez utiliser le programme Élèves > Créer des utilisateurs parents.
Médical
L’onglet « Médical » permet de regrouper et facilement accéder aux informations concernant le médecin de l’élève et les commentaires relatifs à la santé. En dessous de l’onglet, vous pouvez aussi ajouter, modifier ou supprimer les vaccinations ou visites médicales, les incidents médicaux et les visites à l’infirmerie.
Commentaires
Par défaut, seuls les enseignants peuvent consulter et ajouter leurs propres commentaires sur l’élève. La conversation et les observations restent donc privées. Les commentaires sont sauvegardés par trimestre ou semestre, selon la configuration.
Les élèves, les parents et les enseignants peuvent consulter les informations de l’élève. Ils peuvent éventuellement modifier ces informations si ils y sont autorisés depuis le programme Utilisateurs > Profils utilisateur.
Afin d’ajouter des nouveaux champs ou de nouveaux onglets à ce programme, veuillez utiliser le programme Élèves > Champs élèves.
Ajouter un élève
Le programme Ajouter un élève est utile pour ajouter un élève au système et l’inscrire à l’école. Il affiche les champs de l’onglet « Infos générales ». Vous pouvez de manière optionnelle entrer un nom d’utilisateur et un mot de passe, afin que l’élève puisse se connecter au système. En dessous des champs généraux se trouvent le dossier d’inscription. Vous pouvez sélectionner la date d’inscription, le niveau scolaire et le calendrier. Les élèves qui ont une date d’inscription future sont inactifs. Vous pouvez les retrouver en cochant la case « Inclure les élèves inactifs » lorsque vous êtes sur le formulaire « Trouver un élève ».
Assigner des infos élève en groupe
Le programme Assigner des infos élève en groupe est un programme qui offre un moyen pratique d’assigner des informations à un groupe d’élèves en une fois. Le menu déroulant en haut de l’écran vous permet de sélectionner une catégorie de champs, celles-ci étant les mêmes onglets disponibles sur le programme Informations élève. Pour remettre à zéro la valeur d’un champ menu déroulant (« N/D »), veuillez sélectionner l’option « Sans valeur ». Pour remettre une case à cocher en l’état décoché, cliquez sur l’icône « ? » et laissez la case décochée. Les autres types de champ (date, texte, texte long) ne seront pas remis à zéro si vous les laissez vide. En dessous des champs se trouve la liste des élèves. Cochez les cases à côté des élèves pour lesquels vous souhaitez que l’information soit assignée.
Association parents élèves
Le programme Association parents élèves est utile pour associer un compte élève avec un ou plusieurs comptes parents. Premièrement, sélectionnez un élève de la liste. L’élève courant sera affiché dans le menu de gauche. Le programme liste alors les comptes parent associés. Pour enlever l’association, cliquez sur l’icône « - » à côté du nom du parent. Pour associer un compte parent avec l’élève, utilisez le formulaire « Trouver un utilisateur ». Ensuite, dans la liste de résultats, cochez la case à côté du parent que vous souhaitez associer.
Les enseignants peuvent consulter les parents associés aux élèves de leur classe.
Rapport avancé
Le programme Rapport avancé est un rapport que vous pouvez personnaliser. Choisissez les champs souhaités et obtenez la liste des élèves avec les champs que vous avez choisis. Les champs possibles incluent les informations générales et les champs relatifs à l’inscription, les champs de l’adresse, les champs médicaux, du compte de cantine, de la facturation élèves et relatifs au cours (planification). Sur la droite se trouve le formulaire « Trouver un élève ». Vous noterez 2 champs, « Mois de naissance » et « Jour de naissance », afin d’obtenir la liste des élèves qui ont leur anniversaire un certain jour. La liste résultante des élèves peut être exportée vers Excel en cliquant sur l’icône « Exporter la liste » au dessus de la liste.
Les enseignants peuvent générer des rapports pour les élèves de leur classe.
Rapport des ajouts / retraits
Le programme Rapport des ajouts / retraits est un rapport qui permet de consulter la liste des élèves inscrits ou retirés pendant une période de temps. Vous pouvez ajuster les dates du rapport grâce aux menus déroulants de date en haut de l’écran.
Répartition des ajouts / retraits dans le temps
La vue Répartition des ajouts / retraits dans le temps est un graphique de statistiques qui montre le nombre d’élèves inscrits ou retirés durant la période de temps. Il s’agit de la répartition des élèves inscrits et/ou retirés par mois. Vous pouvez ajuster les dates du rapport grâce aux menus déroulants de date en haut de l’écran. Pour enregistrer le graphique de statistiques comme image, faites un clic droit dessus. Cliquez sur l’onglet « Liste » pour obtenir une liste exportable des données.
Répartition des élèves
Le programme Répartition des élèves est un graphique de statistiques qui montre le nombre d’élèves suivant un des champs élèves. Par exemple, si nous séléctionnons « Niveau scolaire » depuis le menu déroulant en haut de l’écran, il montrera la répartition des élèves par niveau scolaire. Les champs élèves des types suivant sont disponibles à la sélection : menu déroulant, options à choix multiples et case à cocher. Par défaut, tous les élèves actifs sont comptés. Pour réduire les élèves pris en compte, cliquez sur le lien « Avancé ». Pour enregistrer le graphique de statistiques comme image, faites un clic droit dessus. Cliquez sur l’onglet « Liste » pour obtenir une liste exportable des données.
Imprimer des lettres
Le programme Imprimer des lettres est utile pour imprimer des lettres pour autant d’élèves que souhaité. Il fournit un champ de texte riche (TinyMCE), vous permettant de formatter le texte et insérer des images. En dessous du champ texte sont les substitutions. Les codes de substitution seront automatiquement remplacés par la valeur correspondante du champ élève. En dessous des substitutions, il y a une case à cocher pour « Cacher les en-têtes ». Ces en-têtes contiennent les informations de l’élève telles que l’école, la date, le nom de l’élève et son niveau soclaire. Au dessus du champ texte, il y a la case à cocher « Étiquettes d’adresse ». Cochez-la pour afficher l’adresse de l’élève au dessus du texte de la lettre. Pour générer les lettres, cliquez sur le bouton « Imprimer le courrier pour les élèves sélectionnés ». Un PDF sera généré, prêt pour l’impression. Consulter un exemple.
Imprimer des étiquettes
Le programme Imprimer des étiquettes est utile pour imprimer des étiquettes d’élèves pour autant d’élèves que souhaité. Les enseignants peuvent utiliser les étiquettes élève sur des dossiers ou d’autres endroits relatifs aux travaux de leurs élèves. L’enseignant de l’élève et sa salle peuvent être inclus sur l’étiquette, en dessous du nom de l’élève. Vous pouvez aussi imprimer des étiquettes d’adresse pour l’élève et les contacts à cette adresse. Afin de générer les étiquettes, cliquez sur le bouton « Créer des étiquettes pour les élèves sélectionnés ». Un PDF sera généré, prêt pour l’impression. Consulter un exemple et un autre exemple.
Imprimer les infos des élèves
Le programme Imprimer les infos des élèves est un rapport permettant d’imprimer les informations des élèves pour autant d’élèves que souhaité. Vous pouvez sélectionner n’importe quelle catégorie de champs élèves (les mêmes onglets qui sont disponibles sur l’écran Informations élève). En haut de l’écran se trouve la case à cocher « Étiquettes d’adresse ». Cochez-la pour afficher l’adresse de l’élève au-dessus des informations de l’élève. Pour générer les informations de l’élève, cliquez sur le bouton « Imprimer les info. pour les élèves sélectionnés ». Un PDF sera généré, prêt pour l’impression. Consulter un exemple.
Champs élèves
Le programme Champs élèves permet aux administrateurs de configurer les champs élèves. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer les champs élèves, mais aussi les catégories (les mêmes onglets qui sont disponibles sur l’écran Informations élève). Les champs peuvent être d’un des types suivants : menu déroulant, options à choix multiples, texte, texte long, case à cocher, nombre, date, et fichiers. Vous pouvez aussi choisir si le champ est obligatoire et définir sa valeur par défaut. Les champs et catégories s’appliquent à toutes les écoles. Afin de contrôler qui peut voir et qui peut éditer ces catégories et champs, veuillez vous rendre au programme Utilisateurs > Profils utilisateur.
En haut de l’écran, le menu déroulant vous permet de changer la vue pour afficher les champs adresse et les champs contacts.
Champs adresse
Les Champs adresse sont des champs liés à l’adresse de l’élève (voir l’onglet Adresses et contacts).
Champs contacts
Les Champs contacts sont des champs liés aux contacts de l’élève (voir l’onglet Adresses et contacts).
Codes d’inscription
Le programme Codes d’inscription permet aux administrateurs de configurer les codes d’inscription. Il consiste en une simple liste depuis laquelle les codes d’inscription peuvent être ajoutés, modifiés ou supprimés. Les codes d’inscription sont de 2 types : « Ajouter » pour les élèves que vous inscrivez à l’école, et « Retrait » pour les élèves que vous retirez de l’école. La colonne « Défaut pour le report final » vous permet de choisir quel code sera utilisé lors du report des élèves d’une année scolaire à la suivante. Les codes d’inscription peuvent être sélectionnés en dessous de l’onglet « Infos générales » sur le programme Informations élève.
Créer des utilisateurs parents
Le programme Créer des utilisateurs parents est utile pour créer des utilisateurs parent à partir des contacts. Vous devez premièrement sélectionner le champ élève qui est utilisé pour renseigner l’adresse email du parent. Ensuite, la liste vous permettra de sélectionner un des contacts associés à l’élève. Ces contacts peuvent être ajoutés depuis l’onglet « Adresses et contacts » du programme Informations élève. Les élèves de la liste ne peuvent pas être sélectionnés si aucune adresse email valide n’est trouvée dans le champ email des parents ou si aucun contact n’a été trouvé. Au dessus de la liste se trouve la case à cocher « Envoyer une notification par email aux parents ». Cochez-la pour envoyer un email aux parents et leur faire savoir qu’ils ont un nouveau compte et leur communiquer leurs accès. Le texte de l’email est personnalisable. Lors de la création des comptes parent, un mot de passe aléatoire est généré et le nom d’utilisateur sera l’adresse email. Aussi, le parent sera automatiquement associé à l’élève. Veuillez d’abord vous assurer d’avoir entré votre adresse email pour votre utilisateur administrateur sur l’onglet « Infos générales » du programme Utilisateurs > Informations utilisateur.
Inscription
Le programme Inscription permet aux parents ou aux élèves de saisir leurs informations personnelles et de contact. Comme administrateur, vous pouvez configurer et prévisualiser ce formulaire. Premièrement, vous pouvez configurer les contacts, et en dessous, vous pouvez cocher quelles sont les catégories de champs élèves que vous souhaitez voir apparaître sur le formulaire. Les élèves ne peuvent être iscrits qu’une seule fois avec ce formulaire et les élèves qui ont déjà une adresse seront considérés comme inscrits.
Bloquer l’accès
Le programme Bloquer l’accès est utile pour enlever l’accès au système. Par exemple, vous souhaitez enlever l’accès aux élèves (et parents) qui ne paient pas leur scolarité. Pour enlever l’accès des élèves, entrez un préfixe qui sera ajouté au nom d’utilisateur de l’élève. Ce préfixe doit rester secret. Si vous souhaitez aussi enlever l’accès aux parents associés, veuillez cocher la case « Bloquer l’accès pour les parents associés ». Les utilisateurs parent seront passés sous le profil « Sans accès ». Afin de redonner accès aux élèves, cliquez sur le lien « Donner accès ». Les élèves qui ont leur nom d’utilisateur préfixé seront listés.
